Legalisir Ijazah di Kedubes Qatar

Setelah mengurus legalisir ijazah di Kemenkumham selama tiga hari dan di Kemenlu selama dua hari, sampailah akhirnya pada tahap akhir legalisir berkas ijazah untuk dibawa ke Qatar, yaitu melakukan legalisir di Kedubes Qatar yang akan selesai dalam waktu tiga hari. Jika ditotal, kita membutuhkan waktu minimal 7 hari kerja untuk melegalisir ijazah kita di Kedubes Qatar. Melegalisir ijazah di Kemenkumham dan Kemenlu meskipun tidak diminta oleh pihak kampus Qatar, namun hal ini adalah sebagai syarat sebelum melegalisir ijazah tersebut di Kedubes Qatar.

Sebelum saya menjelaskan proses legalisir ijazah di Kedubes Qatar, saya katakan bahwa pada intinya apapun yang akan kita kerjakan jika didasari dengan pengetahuan dan informasi yang jelas dan benar maka akan terasa mudah dan gampang. 

Begitupun dengan hal yang satu ini, pergi ke Kedubes Qatar untuk melegalisir ijazah yang seharusnya cukup dua kali saja, saya jalani sampai 5 kali pulang pergi ke kedubes Qatar. Alasannya ya itu tadi, karena sebelumnya saya tidak tahu sama sekali bagaimana prosedurnya, dan ketika saya mencari tahu bagaimana prosedurnya dari berbagai sumber pun, info yang saya dapatkan cenderung simpang siur dan tidak memuaskan.

Di dunia yang sudah serba canggih dan modern ini, hal semacam ini seharusnya tidak perlu terjadi. Simpang siur informasi dan ketidak jelasan prosedur menjadi hal yang amat disayangkan di era informasi yang serba praktis dan canggih ini. Yang paling bertanggung jawab atas hal ini menurut saya adalah pihak Kedubes itu sendiri. Dengan jaringan internet, media sosial, dan website yang sudah mereka punya, seharusnya mereka bisa dan tinggal tuliskan saja di website atau media informasi mereka, bagaimana prosedur dan hal apa saja yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan legalisir ijazah di Kedubes. Jika sudah begitu, maka semua pun akan jelas, tidak perlu ada yang kebingungan ke sana ke mari mencari informasi.

Meskipun saya sendiri sampai 5 kali balik ke Kedubes Qatar untuk melakukan legalisir ijazah, saya masih cukup bersyukur karena tempat tinggal saya masih  di Sekitaran Jakarta yang hanya butuh waktu kurang lebih satu jam untuk menuju Kedubes Qatar. Nah bagaimana jika yang seperti saya ini adalah orang yang tempat tinggalnya jauh dari Jakarta, yang butuh waktu dan akomodasi yang banyak untuk sampai ke Jakarta. Tak bisa dibayangkan bagaimana susahnya mereka ketika menjadi korban dari sebuah ketidakpastian dan ketidakjelasan sistem birokrasi instansi yang notabene kitapun membayar mereka, tidak gratis. Jadi sudah seharusnya mereka memberikan informasi sejelas dan semudah mungkin bagi kita pengguna jasa mereka tentang prosedur yang berlaku di instansi mereka.

Tidak berbeda jauh dengan apa yang saya temukan ketika di Kemenkumham sebelumnya. Panjangnya antrian dan penjelasan prosedur yang kurang jelas tentang proses bagaimana sebuah berkas bisa di legalisir di sana nampaknya menjadi poin minus dari sekian banyak point plus pelayanan di bagian legalisir berkas Kemenkumham. Kesemua hal itu sebenarnya sangat bisa untuk diminimalisir dengan memaksimalkan jaringan  internet, sosmed, dan website sebagai media penyampaian informasi sedetail-detailnya tentang prosedur yang berlaku di instansi mereka.

Ini nampaknya menjadi sebuah kritik dan saran yang sangat serius untuk semua instansi-instansi yang bergerak di sektor pelayanan publik, bukan hanya kantor kedubes dan kemenkumham saja. Intinya masyarakat sebagai pengguna jasa mereka sangat membutuhkan kejelasan info tentang prosedur yang akurat dan tidak simpang siur yang berlaku instansi mereka. 

Semoga ke depannya semua Instansi bisa bekerja dengan lebih efektif dan efisien dalam melayani dan menjadi mitra publik.

Sebenarnya melegalisir ijazah dan transkrip nilai di kedubes Qatar cukup mudah, akan tetapi memang cukup mahal biayanya. Mereka mematok harga 500.000/dokumen, yang pada prosesnya nanti akan kita setorkan melalui kantor cabang Qatar National Bank (QNB) yang terletak di seberang gedung kedubes Qatar di komplek Kuningan, Jaksel.

Adapun berkas yang harus kita persiapkan sebelum datang ke Kedubes Qatar adalah :

1. Ijazah asli
2. Transkrip nilai asli
3. Foto copy ijazah asli
4. Foto copy transkrip asli
5. Ijazah yang sudah di terjemahkan oleh penerjemah tersumpah
6. Transkrip yang sudah diterjemahkan oeleh penerjemah tersumpah
7. Surat keterangan lulus dari kampus dengan berbahasa Inggris (format surat sudah ditentukan oleh kedubes Qatar)

       Untuk point nomor 3, 4, 5, 6, 7 harus terlebih dahulu di legalisir di Kemenkumham dan kemenlu.

·         Untuk point nomor 3 dan 4 harus distempel notaris terlebih dahulu sebelum dilegalisir di kemenkumham dan kemenlu (legalisir notaris menerangkan bahwa foto copy ijazah dan transkrip adalah sesuai dengan dokumen aslinya)

Adapun langkah melegalisirnya adalah sebagai berikut :

1. Setelah semua berkas di atas siap, bawalah ke kedubes Qatar yang letaknya berada di daerah Kuningan Jaksel.
2. Di kedubes Qatar kita tidak diperkenankan masuk ke dalam gedung kedubes. Kita hanya diizinkan sampai di pos security yang ada di depan gedung kedubes.
3. Setelah melapor keperluan kita kepada security, staf kedubes akan datang menemui kita di pos security untuk mengecek kelengkapan berkas kita. Agak kurang nyaman memang, akan tetepi mungkin itulah protokoler di kedubes Qatar.
4. Jika berkas dinyatakan sudah lengkap, staf kedubes akan memberikan kita slip penyetoran administrasi yang harus kita bayarkan di kantor QNB di seberang gedung kedubes Qatar.
5. Jumlah dokumen yang akan dilegalisir oleh kedubes Qatar adalah sejumlah 5 dokumen (dokumen nomor 3, 4, 5, 6, dan 7). Meskipun yang akan dibutuhkan oleh kampus di Qatar hanya berkas nomor 5 dan 6.
6. Setelah melakukan penyetoran tunai di QNB, kita akan mendapatkan bukti penyetoran.
7. Kembalilah ke kedubes untuk menyerahkan bukti penyetoran dari QNB.
8. Staf kedubes atau security akan meminta kita datang kembali ke kedubes untuk mengambil berkas yang sudah dilegalisir setelah tiga hari kerja.
9. Dokumen siap diambil.
10. Selesai